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1997年2月号

管理时间的技巧
吉姆·比灵顿（Jim Billington）

由于显而易见的原因，每一年开始的时候往往是那些台历、个人计划

表及电子管理软件制造商销售自己产品的旺季。而你究竟应当在些技术产品上花多少钱呢？专家的意见是，在这方面投资的必要性往往没有你自己所认为的那么大。也许你并不愿意丢弃那些灵巧的小玩意，但是如果以最佳的方式对时间管理进行思考，你就不能把注意力都放在这些东西上面。时间管理并不单纯是指使用那些计划编制工具，也不仅仅是疯狂工作的意思。

关于时间管理的书的确是汗牛充栋，而最新出现在畅销书排行榜上的一本书是由斯迪芬·考韦(Stephen Covey)撰写的《学会区分轻重缓急》(First Things First)。用一句话来概括他的观点——而且这也是关于这一问题的一个经典理论——"至关重要的是要把重要的事情当作重要的事情来对待"。30年前，彼得·德鲁克（Peter Drucker）在他的《卓有成效的管理者》(The Effective Executive)一书中就曾经阐述过类似的观点："做正确的事情要比把事情做得正确更为重要。"

与上述观点形成对照的是，当前仍然有大量关于时间管理的书藉和文章将重心放在教你如何以更快的速度完成更多的事情上，其实质就是如何管理"需要完成的工作"清单。这种想法带来的就是那些计划表以及管理软件的畅销，而其结果又往往是堆积如山的文件和精疲力竭的管理人员。应当找到一种更好的方式，而且也的确存在这样一种方式。我们查阅了近期有关这一问题的论述，而且还参加了一次考韦研讨会，并从中提炼了一些我们认为会对你有所帮助的关键技巧：

在开始阶段要对未来进行展望。在启动一项重要的工作时，要对你所期望的目标作出设想。要对你个人或者团队的预期目标作出尽可能详细的构思。有必要的话，还可以参考一下最近一期《哈佛商业评论》上发表的《领导者的工作》（The Work of Leadership）一文的合著者之一罗纳德·海菲兹(Ronald Heifetz)所说的"站得高，看得远"，就是说要对工作的全局进行展望，并找出自己的努力方向。在进行这种构思的时候，你肯定需要与其他人进行协商，特别是你的上级主管人员。如果你和你的老板对于所期望的结果持不同看法，那么从你这方面想弥补这种分歧的任何努力都将是徒劳；这时你最明智的选择就是赶紧从中抽身，而且越快越好。

使命陈述在最近一段时间似乎不怎么被人提及了。但是，它们确实能够帮助你的中短期项目与长期目标之间保持一致。考韦建议人们编写个人和职业使命陈述，然后每周根据这一陈述对自己的工作情况进行检查。在编写这类陈述时，要运用类似于墓志铭的方式，也就是说，你所设定的目标应当是在自己生命结束的时候希望能够被他人所铭记的那些事情，它就是对你的职业生涯和个人生活的一个总结。

如果没有必要去做一项工作，那么就一定不要去做这项工作。有一句老掉牙的、但也是绝对正确的格言：一寸光阴一寸金。另外，你的智慧也是宝贵的，不能把它浪费在那些对你的机构或者对你的个人生活没有任何直接帮助的工作上。在《适应崭新世界的七条法则》(7 Survival Skills for a Reengineered World)一书中，作者威廉·尤曼斯(William Yeomans)指出，判断一项工作的必要性的最有效方法之一就是在做决定和采取行动的时候始终考虑到：这样的决定或行动会对你的客户产生怎样的影响,而且要从更为广义的角度来定义你的客户，他们不仅仅包括你的销售对象、你的同事或者你的老板，它还包括那些你所关爱的人以及你的朋友。

不要沉迷于处理紧迫性的工作。许多人把他们的大部分时间都用于从事那些紧迫的、但又并非十分重要的工作。处理突发事件、发出指示、签发备忘录、出席无关紧要的会议——所有这些都会占去管理人员一天当中的大部分时间，但是又很少产生任何长久的价值。这些活动看上去都很紧急，但缺乏重要性。专家认为，沉迷于忙忙碌碌的工作的部分原因是由于缺乏自信心，这些人认为"如果我如此地忙碌，说明我确实是重要的"；而另一部分原因是来自于流行于工业化时代的一种误解，即只有疯狂地工作才能够产生效率。（你看过查理·卓别林在《摩登时代》里的表演吧？）

一个工程师会告诉你，功等于一定方向所施的力乘以运动距离。世界上的任何运动，如果没有规定方向，就不会作任何功。对于我们的职业生涯来说，也是同样的道理。采用明智的时间管理方式的目的是将自己的大部分时间都用在完成那些真正重要的、而且相对来说不是那么紧急的工作上。

有一个非常行之有效的方法可以帮助你把注意力集中于主要工作上，这就是每天都给自己留出一段时间，不受电话及其它各种事务的干扰。在这段时间里，专门处理自己最重要的工作任务。如有必要，可以搬到另一间办公室里。但是要切记，除非出现了真正紧急的情况需要你去处理，否则不要离开。要将这一"与自己约会"的时间定在一天当中自己生物钟的"兴奋期"——无论你属于百灵鸟型还是夜猫子型，请在你精力最为旺盛的时候，拿出一个小时的时间来处理最为重要的工作。

你还可以通过给自己制订宽松的日程表的方式来使自己从紧迫性事务中解脱出来。我们这些作者认为，一个人只需要对自己一半的时间安排日程。另一半时间要根据一天当中的具体情况做出调整，而且还要允许从已安排日程的时间当中抽出一部分来满足临时性的需要。

平衡你生活中各部分之间的关系。时间管理并不只是针对工作而言的。由于工作的关系，许多闲暇时间都被荒废掉了，那些对你实现个人目标毫无帮助的事情占用了这些时间。比如，看电视也许可以帮助你从工作的压力当中解脱出来，但是它对于你想成为一个好的配偶或家长的目标来说就没有任何裨益。你可以尝试将自己在工作时间支配方面所作的改进也同样运用于个人生活当中，每周都检查一下"与我的个人使命陈述相比较，我的完成情况怎么样？"在本文的结尾部分我们所推荐的网站上有一段话说得很精彩："如果我们学会了将自己在工作当中的卓越表现与自己在闲暇时的卓越表现相互平衡，那么我们的生活就会变得更加健康、更加具有创造性。"

别担心，我们谈论的可不是什么深奥的哲学问题。这里，我们为你准备了六条现成的、而且有些也许还是你似曾相识的建议。这些建议都是我们通过查阅资料而提取出来的，其内容是要告诉你，在你确定了什么是最重要的工作之后如何提高自己的工作效率。

1. 当有邮件的时候，不要为此而打断你的工作；

2. 如果一份文件要求采取行动，那么就立即采取行动；不要为同一份文件花费两次时间；

3. 对你接到的电话进行筛选；

4. 将做答复以及接待来访的时间统一集中起来；

5. 到了周末，要将你手头的那些"供您参考"之类的东西全部扔掉；

6. 不要举行有12个以上的人参加的会议。这种会议什么也做不了。

记着每天都问自己这样一个问题："为了使我的明天变得更好，今天我该做些什么？"

如果你希望学习更多. . .

斯迪芬·考韦(Stephen R. Covey). 学会区分轻重缓急(First Things First）. （西蒙和舒斯特出版公司，1994，373页. 电话：800-223-2348或212-698-7000）

斯迪芬妮·温斯顿(Stephanie Winston). 组织化的管理：关于提高生产力的方案(The Organized Executive: A Program for Productivity).（华纳图书公司，1994，383页. 电话：212-533-7200）

里贝卡·摩根（Rebecca Morgan）. 充分利用销售过程中的零碎时间（Salvaging Sales Scrap Time). (美国推销员杂志，1996年10月号. 国家研究总局，信息访问公司）

威廉·尤曼斯(William N. Yeomans).适应崭新世界的七条法则》(7 Survival Skills for a Reengineered World). （企鹅集团达顿图书公司，1996，343页. 电话：800-526-0275或212-366-2000）

杰佛里·梅尔（Jeffrey J. Mayer）. 时间管理入门(Time Management for Dummies). (IDG图书公司，1995，273页. 电话：800-762-2974）

罗纳德·海菲兹(Ronald heifetz),唐纳德·劳里(Donald L. Laurie). 领导作用的发挥（The Work of Leadership）. （哈佛商业评论，1997年1－2月号. 电话：800-988-0886或617-496-1449）

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